Краят на работния ден обикновено има един много прост знак. Затваряме лаптопа, прибираме инструментите, заключваме офиса или просто ставаме от бюрото и си тръгваме. За много собственици на малък бизнес обаче този момент не съществува напълно. Работният ден приключва само физически. Телефонът остава включен, съобщенията продължават да идват, някой клиент чака отговор, служител има въпрос, трябва да се провери една поръчка, да се изпрати оферта или да се види дали дадена работа е приключила. И така човек си тръгва от работата, но работата не си тръгва от него.
Това често се приема като нещо нормално. „Мой е бизнесът, нормално е да се занимавам с него.“ Разбира се, в началото е така. Когато бизнесът е малък, собственикът често е едновременно човекът, който приема клиента, организира работата, следи сроковете, прави офертите, говори със специалистите и решава проблемите. Проблемът започва, когато това временно положение се превърне в постоянен начин на работа. Тогава бизнесът може да расте, но свободата на човека зад него постепенно намалява.
Има една проста разлика между бизнес, който зависи от собственика си, и бизнес, който е добре организиран. В първия почти всяко решение минава през един човек. Ако той не види съобщението, клиентът чака. Ако не провери календара, някой може да бъде записан в грешен час. Ако не потвърди офертата, работата не започва. Ако не си спомни кой какво трябва да направи, задачата остава между два разговора. Във втория информацията е подредена така, че не е необходимо собственикът да държи целия бизнес в главата си. Заявките са записани, клиентите са видими, задачите имат статус, графикът е ясен, а повтарящите се действия могат да бъдат автоматизирани.
Точно тук технологиите имат смисъл, когато се използват правилно. Не за да направят бизнеса безличен, а за да премахнат онези малки действия, които ежедневно изяждат часове. Автоматично известие към клиент, напомняне за предстояща работа, подредена история на комуникацията, централизирани заявки, готова информация за услугите или ясен график могат да изглеждат като дреболии. Но когато се повтарят десетки пъти седмично, те се превръщат в значителна част от работния ден. Добрата система не заменя човека. Тя му връща времето, което иначе би прекарал в търсене, проверяване и записване.
Има и още един важен въпрос: какво всъщност трябва да прави собственикът? Ако в края на всеки ден той е прекарал часове в отговаряне на едни и същи въпроси, търсене на информация и координиране на дребни задачи, вероятно бизнесът има нужда не от още работа, а от по-добра организация. Собственикът трябва да има възможност да вижда какво се случва, без да бъде необходим за всяко едно нещо. Това е разликата между контрол и постоянно присъствие. Контролът означава да знаеш какво се случва. Постоянното присъствие означава всичко да чака теб.
Добре организираният бизнес не трябва да ви кара да работите до последното съобщение за деня. Той трябва да ви позволява да затворите телефона, да си тръгнете и да знаете, че важните неща са подредени. Защото целта на един бизнес не е просто да ви създаде работа. Целта е постепенно да ви даде повече свобода.