Когато повече работа започне да означава повече административни задачи
Да имаш повече клиенти е хубаво. Да имаш повече работа – също. Но има един момент, в който повече работа започва да означава и повече телефонни разговори, повече съобщения, повече записки, повече документи и повече време, прекарано в административни задачи.
И тогава идва важният въпрос:
Наистина ли всичко трябва да се прави ръчно?
В Tvoi.BG вярваме, че следващата стъпка за един съвременен бизнес е не просто да бъде онлайн, а да започне да автоматизира част от ежедневната си работа.
Автоматизацията не е само за големите компании
Когато чуем думата „автоматизация“, често си представяме големи компании, сложни системи и специализирани IT отдели.
Но автоматизацията може да бъде нещо много по-просто.
Ако клиент изпрати запитване и системата автоматично го запише – това е автоматизация.
Ако клиент получи автоматично потвърждение – това е автоматизация.
Ако специалистът получи напомняне за предстояща задача – това също е автоматизация.
Ако информацията за клиента вече е налична и не се налага да бъде въвеждана отново – отново говорим за автоматизация.
Не е необходимо системата да бъде сложна. Тя просто трябва да спестява време.
Колко пъти вършите една и съща работа?
Замислете се за един обикновен работен ден.
Получавате запитване. Записвате името и телефона на клиента. Питате какво му е необходимо. Записвате подробностите. Уговаряте час. Изпращате съобщение.
След това трябва да си припомните какво сте се договорили. По-късно изпращате оферта. След приключване на работата отново се свързвате с клиента.
Ако клиентът не отговори, трябва да си поставите напомняне да му се обадите отново.
Нито една от тези задачи сама по себе си не изглежда голяма. Но когато се повтарят всеки ден и за десетки клиенти, започват да отнемат часове.
Именно тези часове може да спести автоматизацията.
Машината не трябва да върши вашата работа
Това е важно разграничение.
Автоматизацията не означава робот да замени специалиста.
Никой софтуер няма да ремонтира автомобила вместо автомонтьора, да монтира електрическа инсталация вместо електротехника или да направи ремонта вместо строителя.
Технологията трябва да поеме повтарящите се задачи около същинската работа, а специалистът да се концентрира върху самата услуга.
Какво може да бъде автоматизирано?
В зависимост от вида на бизнеса различни процеси могат да бъдат организирани и автоматизирани.
Например:
- получаване и организиране на клиентски запитвания;
- автоматични известия за нови заявки;
- потвърждения към клиентите;
- напомняния за предстоящи срещи и задачи;
- организиране на клиентска информация;
- проследяване на статуса на заявките;
- изпращане и проследяване на оферти;
- известия за плащания и други важни действия;
- справки и статистика за извършената работа.
Това са малки неща, но именно малките неща се натрупват и отнемат най-много време в ежедневната работа.
Една информация – веднъж
Един от най-големите проблеми при ръчната работа е многократното въвеждане на една и съща информация.
Името на клиента е записано в телефона. След това отново в бележник. После в таблица. След това в документ.
Това не само губи време, но увеличава и вероятността от грешки.
Добре организираната система трябва да използва вече наличната информация, когато това е възможно.
Въвеждате информацията веднъж и я използвате там, където е необходима.
Автоматизацията помага и на клиента
Ползата от автоматизацията не е само за бизнеса.
Клиентите също очакват по-бързо и по-организирано обслужване.
Когато получат потвърждение, напомняне или информация навреме, те знаят какво се случва и не се налага постоянно да се обаждат, за да проверяват статуса на своята заявка.
Така добрата автоматизация може да подобри не само вътрешната организация, но и цялото клиентско преживяване.
Автоматизацията освобождава време за развитие
Най-ценният резултат от автоматизацията не е само спестеното време.
Важното е какво правите с него.
Освободеното време може да бъде използвано за повече клиенти, по-добро обслужване, развитие на услугите, обучение, реклама или просто за по-добър баланс в ежедневната работа.
Вместо бизнесът да расте заедно с административната тежест, идеята е технологиите да помогнат тази тежест да бъде ограничена.
Tvoi.BG и следващото ниво на услугите
Това е една от посоките, в които искаме да развиваме Tvoi.BG.
Платформата започва с основната задача да свързва клиентите с подходящите специалисти и бизнеси.
Но дългосрочната ни цел е да предоставяме все повече инструменти, които да помагат на бизнеса не само да бъде открит, но и да работи по-лесно.
Управление на заявки, клиенти, услуги, графици, комуникация, оферти, известия, плащания и други процеси могат постепенно да бъдат обединени в една по-удобна дигитална среда.
Колкото по-малко време губите в рутинни задачи, толкова повече време остава за реалната работа.
Не автоматизирайте всичко. Автоматизирайте правилното.
Автоматизацията сама по себе си не е цел.
Няма смисъл да усложняваме даден процес само защото технологията го позволява.
Добрата автоматизация е тази, която е незабележима за човека, но му спестява време и усилия.
Затова искаме Tvoi.BG да се развива с една проста логика: всяка нова функция трябва да има реална полза за бизнеса.
Следващата стъпка е автоматизацията
Да бъдеш онлайн вече не е достатъчно. Да имаш повече клиенти също не е достатъчно, ако целият допълнителен обем води до още повече ръчна работа.
Следващата стъпка е бизнесът да започне да работи по-умно.
По-малко повтарящи се задачи. По-малко административна работа. Повече време за клиенти и реална работа.
Това е идеята зад развитието на Tvoi.BG.
По-малко бумаги. Повече работа.