Когато един специалист започне работа сутрин, рядко първата му задача е да отвори тетрадка и да прегледа всичко, което трябва да свърши. По-често информацията вече е разпръсната на няколко места. Един клиент е писал във Viber, друг е звъннал по телефона, трети е изпратил снимка, а някъде има бележка за час, който трябва да бъде запомнен. Междувременно трябва да се провери една оферта, да се изпрати съобщение и да не се забрави за работа, която е останала за утре. Поотделно всяко от тези неща изглежда малко. Когато обаче се натрупат, започват да отнемат внимание точно от работата, за която всъщност сте там.
Идеята зад Tvoi.BG е информацията да не бъде разпиляна между бележници, телефони, таблици и различни приложения. Вместо да се опитвате да помните всичко, част от ежедневните процеси могат да бъдат организирани на едно място. Получените заявки могат да се проследяват, клиентите да бъдат подредени, услугите да имат собствена информация, а задачите да бъдат свързани с конкретната работа. Това не означава, че всяка дейност трябва да бъде превърната в сложна процедура. Напротив – целта е простите неща да останат прости, но да не се налага да ги помните постоянно.
Заявките не трябва да се губят
Представете си, че в рамките на един ден получите десет запитвания. Някои са за днес, други за следващата седмица, а трети все още не са уточнени. Ако всичко остане в разговорите на телефона, много лесно е една заявка да бъде пропусната. Когато информацията е организирана, вече може да се вижда какво е ново, какво се обработва, какво е прието и какво е приключило. Така една заявка не е просто поредното съобщение, което трябва да бъде намерено по-късно, а част от конкретен работен процес.
Клиентът не е само име и телефон
След няколко месеца работа един специалист може да има десетки или стотици клиенти. Някои са се обадили само веднъж, други използват услугите му редовно. Когато информацията за тях е организирана, не е необходимо всеки път да започвате от нулата. Историята на предишни заявки, извършени услуги и комуникация може да бъде полезна при следващото обаждане. Това е особено ценно за бизнеси, при които клиентът се връща отново и отново.
Графикът трябва да показва реалността
Една от най-трудните задачи за всеки специалист е да знае кога реално може да поеме още работа. В календара може да има един час свободен, но това не означава непременно, че можете да приемете нов клиент – има пътуване, текуща задача или друга работа, която може да се проточи. Когато заявките, задачите и графикът са свързани, картината става по-ясна. Вместо да разчитате само на паметта си, можете да видите какво предстои и къде има възможност за още работа.
Офертата също е част от процеса
Често разговорът с клиента приключва с „ще ви изпратя цена“. И точно тогава започва още една малка задача, която лесно може да бъде забравена. Добре организираният процес позволява офертата да бъде свързана с конкретния клиент и конкретната заявка. Така по-късно може да се види какво е предложено, кога е изпратено и какво се е случило след това. Това е малка промяна, но при десетки заявки може да направи голяма разлика.
Не всичко трябва да се прави ръчно
Колкото повече информация има в системата, толкова повече възможности има за автоматизация. Известия за нови заявки, напомняния за задачи, промяна на статуси и други повтарящи се действия могат постепенно да бъдат автоматизирани. Идеята не е Tvoi.BG да взема решенията вместо вас. Идеята е да не се налага човек да извършва една и съща административна стъпка отново и отново, когато системата може да му помогне.
Това е и причината да разглеждаме Tvoi.BG не просто като място, където клиентът намира специалист. Платформата може да бъде работна среда, в която заявката започва като запитване и постепенно преминава през целия процес до приключването на работата. Клиентът, услугата, задачата, графикът и комуникацията вече не са отделни парчета информация, а части от една и съща работа. А когато всичко е подредено, става много по-лесно да разберете какво се случва в момента и какво предстои.
Най-важното обаче е, че инструментите не трябва да създават още административна работа. Ако за да използвате една система трябва да отделяте повече време, отколкото сте отделяли преди, тя не решава проблема. Затова посоката е проста – всяка функционалност трябва да има ясна причина да съществува. Да спестява време, да намалява повтарящите се действия или да дава по-добър поглед върху работата. Всичко останало е излишна сложност.
В крайна сметка „повече контрол“ не означава да следите повече неща. Означава да не се налага постоянно да мислите за тях. Когато знаете къде е заявката, кой е клиентът, какво предстои, какво вече е свършено и какво чака вашето действие, можете да се концентрирате върху самата работа, вместо да се опитвате да сглобите картината от десет различни места.
По-малко записки. По-малко търсене. По-малко забравени задачи. Повече контрол върху работата.