За клиента една заявка обикновено изглежда съвсем просто. „Трябва ми електротехник“, „Колата ми издава странен шум“, „Търся човек за ремонт на баня“ или „Имам проблем с компютъра“. Няколко думи, едно обаждане или кратко съобщение и човекът очаква някой да поеме случая. За специалиста обаче това е само началото. След първоначалната заявка идват уточняването на проблема, контактът с клиента, определянето на ден и час, подготовката, самата работа, евентуална оферта, документирането и понякога още няколко разговора. Именно между първото „Имам нужда от услуга“ и реално свършената работа най-често се натрупва хаос.
Когато заявките идват от различни места, всяка от тях започва да живее собствен живот. Една е в телефона, друга е в Viber, трета е записана на лист, четвърта е в календар, а за пета специалистът просто разчита, че ще я запомни. След няколко дни вече не е толкова лесно да се отговори кой клиент какво е поискал, кога е уговорен, какво е обещано и какво трябва да се направи следващо. Проблемът не е в самата работа. Проблемът е, че информацията около нея е разпиляна.
Именно тук една заявка може да се превърне в организирана работа. В Tvoi.BG тя не е просто съобщение, което трябва да бъде прочетено и после забравено. Тя може да бъде свързана с конкретен клиент, определена услуга, дата, час и статус. От първоначалното запитване постепенно се оформя цялата картина на работата. Специалистът може да вижда какво е поискано, с кого комуникира, какво предстои и на какъв етап се намира задачата, вместо да събира информацията от няколко различни места.
Това променя и начина, по който протича самият работен ден. Вместо сутринта да започва с преглеждане на десетки разговори и опити да се възстанови кой какво е казал, работата може да бъде подредена около конкретни задачи. Новата заявка е едно нещо, потвърденото посещение – друго, активната работа – трето, а приключената услуга остава като история. Така информацията не изчезва след края на разговора, а остава част от процеса. Ако клиентът се свърже отново след месец, специалистът не започва от нулата.
Най-важното е, че това не означава специалистът да прекарва повече време пред компютъра. Напротив. Идеята е инструментът да поеме част от дребните организационни действия, които иначе постоянно прекъсват работата. Когато заявките, клиентите, услугите и графикът са на едно място, много по-малко време отива за търсене на информация, прехвърляне на записки и припомняне на уговорки. Технологията не върши ремонта вместо майстора, не поправя автомобила и не решава техническия проблем. Тя просто помага на човека да стигне до същинската работа със по-малко административно натоварване.
Една заявка сама по себе си не е организирана работа. Тя става такава, когато около нея има ясен процес – клиент, услуга, срок, комуникация, действие и следваща стъпка. Това е една от основните идеи зад Tvoi.BG: по-малко време за търсене на информация и повече време за самата работа. Или казано по-просто – „По-малко бумаги, повече работа.“